Grupos de usuarios y visibilidad de artículos

No todo el mundo debería ver la misma documentación.

Los clientes Enterprise merecen guías de configuración que los usuarios gratuitos no tienen. Los partners necesitan documentación de integración detrás de NDAs. Tu equipo de soporte ve documentación distinta a la de RR. HH. o ingeniería.

Hoy lanzamos Grupos de usuarios, Contraseñas compartidas y Visibilidad de artículos, para que puedas controlar quién ve qué.

• Grupos de usuarios: Restringe colecciones y artículos a grupos específicos. Los clientes Enterprise ven guías de configuración avanzadas. Los partners ven documentación de integración. Los equipos internos ven manuales de resolución de problemas. Tú decides.

• Contraseña compartida: Una sola contraseña otorga acceso a tu centro de ayuda bloqueado. Sencillo para portales de clientes, KB de partners y equipos sin proveedor de identidad.

• Visibilidad de artículos: Controla dónde aparece cada artículo: barra lateral, búsqueda, asistente de IA o solo mediante enlace directo.

Grupos de usuarios

Cuando lanzamos los centros de ayuda privados, la opción era binaria: abiertos para todos o bloqueados para usuarios autenticados. Eso funciona para bases de conocimiento sencillas solo para clientes, pero se desmorona cuando necesitas matices.

Los clientes Enterprise necesitan guías avanzadas de configuración que los usuarios de autoservicio no tienen. Los partners necesitan documentación de integración protegida por NDAs. Diferentes equipos internos necesitan distinta documentación: Soporte, RR. HH. e Ingeniería no necesitan acceso al mismo contenido.

Los Grupos de usuarios resuelven esto.

Crea grupos como "Enterprise", "Partners" o "Soporte". Luego restringe colecciones o artículos individuales a esos grupos. El acceso fluye hacia abajo: primero bloquea el centro de ayuda, luego restringe a nivel de colección y después vuelve a restringir a nivel de artículo. No puedes ampliar permisos en un nivel inferior.

Esto es especialmente útil para:

• Contenido por niveles para clientes: Los clientes Enterprise y Pro ven guías avanzadas, manuales de incorporación y documentación de configuración que los usuarios gratuitos o de autoservicio no ven.

• Portales de partners: Guías de integración, referencias de API y recursos de co-branding disponibles solo para partners con NDAs.

• Bases de conocimiento internas: Distintos equipos ven distinta documentación. Soporte obtiene manuales de resolución de problemas. RR. HH. obtiene políticas. Ingeniería obtiene runbooks.

Aprende cómo funcionan los grupos de usuarios

Visibilidad de artículos

A veces quieres controlar dónde aparece un artículo, no quién puede leerlo. Una guía de resolución de problemas que quieres que se pueda buscar, pero no mostrar en la barra lateral. Documentación destinada solo a que la consulte el asistente de IA. Un artículo obsoleto que solo debería cargarse mediante un enlace directo.

La Visibilidad de artículos controla dónde aparece cada artículo:

• En todas partes: Barra lateral, búsqueda y asistente de IA. Esta es la opción predeterminada.

• Sin listar: Oculto de la barra lateral, pero sigue apareciendo en la búsqueda y en el asistente de IA.

• Oculto: Solo mediante enlace directo. No aparece en la barra lateral, la búsqueda ni el asistente de IA.

• Solo asistente de IA: Material de formación para el asistente de IA. No es accesible para los usuarios finales, ni siquiera con un enlace directo.

La visibilidad es independiente del control de acceso. Quitar un artículo de la lista no restringe quién puede leerlo: cualquiera que tenga el enlace todavía puede abrirlo. Usa grupos de usuarios si necesitas controlar quién ve el contenido, no solo dónde aparece.

Cambia la visibilidad desde el editor del artículo: haz clic en el icono de engranaje y luego ajusta el desplegable Incluido en.

Contraseña compartida

No todos los equipos necesitan SSO. A veces solo quieres una forma sencilla de controlar el acceso sin configurar Okta o Auth0.

La Contraseña compartida es la forma más sencilla de bloquear un centro de ayuda. Define una contraseña. Compártela con clientes, partners o tu equipo. Cualquiera que tenga la contraseña puede iniciar sesión y navegar.

Es ideal para:

• Bases de conocimiento solo para clientes: Da la contraseña a los clientes de pago por correo electrónico o durante la incorporación.

• Portales de partners: Una credencial única para todos tus partners de integración.

• Documentación interna: Comparte una sola contraseña con tu equipo. No se requiere proveedor de identidad.

También puedes combinar y mezclar métodos de autenticación. Activa Contraseña compartida para un acceso sencillo y mantén OIDC o Magic Links para los usuarios que los prefieran.