Groupes d’utilisateurs et visibilité des articles

Tout le monde ne devrait pas voir les mêmes documents.

Les clients Enterprise méritent des guides de configuration que les utilisateurs gratuits n’ont pas. Les partenaires ont besoin d’une documentation d’intégration protégée par des accords de confidentialité. Votre équipe d’assistance consulte des documents différents de ceux des RH ou de l’ingénierie.

Aujourd’hui, nous lançons les Groupes d’utilisateurs, les Mots de passe partagés et la Visibilité des articles, afin que vous puissiez contrôler qui voit quoi.

• Groupes d’utilisateurs : limitez l’accès aux collections et aux articles à des groupes spécifiques. Les clients Enterprise voient les guides de configuration avancée. Les partenaires voient la documentation d’intégration. Les équipes internes voient les procédures de dépannage. C’est vous qui décidez.

• Mot de passe partagé : un seul mot de passe donne accès à votre centre d’aide protégé. Idéal pour les portails clients, les bases de connaissances partenaires et les équipes sans fournisseur d’identité.

• Visibilité des articles : contrôlez l’emplacement où chaque article apparaît : barre latérale, recherche, assistant IA ou lien direct uniquement.

Groupes d’utilisateurs

Lorsque nous avons lancé les centres d’aide privés, le choix était binaire : les ouvrir à tout le monde ou les réserver aux utilisateurs connectés. Cela fonctionne pour les bases de connaissances simples destinées uniquement aux clients, mais cela montre ses limites dès que vous avez besoin de plus de nuance.

Les clients Enterprise ont besoin de guides de configuration avancée que les utilisateurs en libre-service n’ont pas. Les partenaires ont besoin d’une documentation d’intégration protégée par des accords de confidentialité. Les différentes équipes internes ont besoin de documents différents : l’assistance, les RH et l’ingénierie n’ont pas besoin d’accéder au même contenu.

Les Groupes d’utilisateurs résolvent ce problème.

Créez des groupes tels que "Enterprise", "Partenaires" ou "Assistance". Limitez ensuite l’accès à des collections ou à des articles individuels pour ces groupes. Les droits d’accès s’appliquent de manière descendante : verrouillez d’abord le centre d’aide, affinez ensuite au niveau de la collection, puis de nouveau au niveau de l’article. Vous ne pouvez pas élargir les autorisations à un niveau inférieur.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour :

• Contenu client par niveau : les clients Enterprise et Pro voient les guides avancés, les procédures d’intégration et les documents de configuration que les utilisateurs gratuits ou en libre-service n’ont pas.

• Portails partenaires : guides d’intégration, références d’API et ressources de co-marque accessibles uniquement aux partenaires ayant signé des accords de confidentialité.

• Bases de connaissances internes : les différentes équipes voient des documents différents. L’assistance dispose de procédures de dépannage. Les RH disposent des politiques internes. L’ingénierie dispose des procédures opérationnelles.

Découvrez le fonctionnement des groupes d’utilisateurs

Visibilité des articles

Parfois, vous souhaitez contrôler l’emplacement où un article s’affiche, et non les personnes qui peuvent le consulter. Par exemple, un guide de dépannage que vous voulez rendre consultable, mais qui ne doit pas apparaître dans la barre latérale. Une documentation destinée uniquement à être consultée par l’assistant IA. Ou encore un article obsolète qui ne doit être chargé qu’à partir d’un lien direct.

La Visibilité des articles contrôle l’emplacement où chaque article apparaît :

• Partout : barre latérale, recherche et assistant IA. Il s’agit du réglage par défaut.

• Non répertorié : masqué dans la barre latérale, mais toujours présent dans la recherche et l’assistant IA.

• Masqué : lien direct uniquement. L’article n’apparaît ni dans la barre latérale, ni dans la recherche, ni dans l’assistant IA.

• Assistant IA uniquement : contenu de formation destiné à l’assistant IA. Il n’est pas accessible aux utilisateurs finaux, même avec un lien direct.

La visibilité est distincte du contrôle d’accès. Retirer un article des listes ne limite pas les personnes qui peuvent le consulter : toute personne disposant du lien peut toujours l’ouvrir. Utilisez les groupes d’utilisateurs si vous devez contrôler qui voit le contenu, et pas seulement l’endroit où il apparaît.

Modifiez la visibilité depuis l’éditeur d’articles : cliquez sur l’icône en forme d’engrenage, puis ajustez la liste déroulante Répertorié dans.

Mot de passe partagé

Toutes les équipes n’ont pas besoin du SSO. Parfois, vous voulez simplement contrôler l’accès sans configurer Okta ou Auth0.

Le Mot de passe partagé est le moyen le plus simple de verrouiller un centre d’aide. Définissez un mot de passe unique. Partagez-le avec vos clients, vos partenaires ou votre équipe. Toute personne disposant du mot de passe peut se connecter et parcourir le contenu.

C’est idéal pour :

• Bases de connaissances réservées aux clients : communiquez le mot de passe aux clients payants par e-mail ou lors de l’intégration.

• Portails partenaires : un identifiant unique pour tous vos partenaires d’intégration.

• Documentation interne : partagez un mot de passe unique avec votre équipe. Aucun fournisseur d’identité n’est requis.

Vous pouvez également combiner les méthodes d’authentification. Activez le Mot de passe partagé pour un accès simple et conservez OIDC ou Magic Links pour les utilisateurs qui les préfèrent.